Предпосылками планирования времени являются тщательное документирование и контроль за его использованием, позволяющие иметь точные представления о нем, лучше распределять на те или иные работы, а также согласование своих действий с подчиненными и коллегами.

Этот процесс исходит из следующих моментов:

1. Реальность, точное определение сроков выполнения работ и необходимого для этого времени. Для этого работы делятся на:

— периодически повторяющиеся с определенным циклом, или ритмом (здесь возможна максимальная степень точности);

— повторяющиеся не периодически, например командировки (здесь возможно достаточно точное планирование);

— работы и задачи, ранее не выполнявшиеся (их трудно предусмотреть, а поэтому нужно резервировать достаточное время, в том числе и за счет сокращения его для других работ и перенесения несрочных на более поздние сроки).

2. Резервирование времени для проведения конкретных видов работ (совещаний, участия в комиссиях, личных беседах и консультациях, приема посетителей, повышения квалификации, командировок, обхода организации и пр.).

3. Установление для регулярно повторяющихся и рутинных работ строго определенного время выполнения.

4. Увязка работ между собой, группировка и объединение близких работ, так чтобы они выполнялись друг за другом.

5. Учет индивидуальной работоспособности сотрудников, утомляемости.